قرأت مؤخرا كتاب (The 10-Second Internet Manager) و هو كتاب مستوحى من كتاب (The One-Minute Manager) الرائع كما ذكر المؤلف , و كان هذا الكتاب متخصصا بمهام المدراء التقنيين و لمن يود مواكبة عصر الانترنت و الأعمال التقنية
الكتاب قرأته عبر السماع (كتب مسموع) و فيه الكثير من التلميحات الرائعة و عرض لقصص جميلة قام بها المؤلف مع أصحاب شركات انترنت مشهورة مثل أمازون و غيرها
أهم نقطتين أود نقلهما من الكتاب ألا و هما :
النقطة الأولى: قانون الفاعلية و النجاح في عصر اليوم لمشاريع الويب و الذي يقول فيها لكي تنجح لابد أن :
أولا : أن تعمل بسرعة فائقة
ثانيا : أن تعمل بذكاء شديد
ثالثا: أن تعمل بجد كبير
أو كما ذكرها الكتاب (Act Fast) (Act Smart) (Act Hard) و هي فعلا ثلاثية رائعة لابد لكل من يود بناء شركة اليوم سواء كانت في عالم الويب أو على أرض الواقع أن يتبع ترتيبها و يعمل بها
النقطة الثانية ألا و هي بخصوص موضوع اليوم (لنتواصل بفاعلية و احتراف)
البريد الالكتروني وما مدى أهميته كأداة للتواصل
أذكر كلمة لأحد الأصدقاء عندما قال أن موظفيه يتفاعلون بشكل اكبر عندما تصدر لهم الأوامر (المهام) وجه لوجه و انه وجد أن درجة اهتمام موظفيه تقل مع تغيير قناة / طريقة التواصل وقام بتقسيمها كالتالي:
إن كان التواصل وجها لوجه : نسبة الفاعلية تصل إلى 100%
إن كان التواصل عن طريق شخص أخر / وسيط: نسبة الفاعلية تصل إلى 80%
إن كان التواصل عن طريق ورقة رسمية مطبوعة : نسبة الفاعلية تصل إلى 60%
إن كان التواصل عن طريق الهاتف: نسبة الفاعلية تصل إلى 40%
إن كان التواصل عن طريق الفاكس: نسبة الفاعلية تصل إلى 30%
إن كان التواصل عن طريق البريد الالكتروني: نسبة الفاعلية تصل إلى 20% و قد تقل لتصل إلى 5% في حال لم يفتح البريد الالكتروني
و بعد تحليل صديقي لهذا الموضوع بدئت ألاحظ فعلا صدق استنتاجاته بل و بدئت اشعر بها يوميا و مازلت أعاني حتى يومنا هذا مثلما عانى صديقي من عدم أخذ أغلبية الناس موضوع البريد الالكتروني بجدية عالية , ولعلي أعزوا السبب إلا أننا استخدمناه في البداية كوسيلة للمرح و الترفيه و هذا ما جعل أدمغتنا تسقطه كأداة مهمة للتواصل.
منذ فترة قريبة أنا و أحد أصدقائي نقوم بالإعداد لخطة مشروع جديد مقره ويب و كنا نحاول أن نجتمع كل فترة مع بعضنا البعض لمراجعة خطة العمل ولم نكن ننجح و ذلك بسبب اختلاف توقيت عملنا اليومي و في حال نجحنا في الالتقاء فأما أكون أنا أو هو في وضع غير مناسب فأكون جسم بلا روح (تعبان أو مرهق) و يتحول اجتماعنا إلى (سواليف) , و ينتهي دون المخطط له و لعله انتهى في تحديد اجتماع أخر في وقت لاحق.
فمع أني أعتمد بشكل فعال على البريد الالكتروني في إنهاء أعمالي و إسناد المهام و توزيعها أو حتى في متابعتها أو في اخذ المهام التي تصدر لي و لكني تعودت بيني و بين أصدقائي بأنه يجب أن أراهم وجها لوجه و تناسيت فعلا أن ما يمكن عمله في عملي يمكن تطبيقه بين الأصدقاء حتى في موضوع التجهيز لرحلة شواء في عطلة نهاية الأسبوع مثلا , فمن الممكن أن نستخدم البريد الالكتروني للتأكيد و التذكير بما سوف نقوم به.
المشكلة أن الكثير ما زال مصرا على اللقاء وجها لوجه – لعله عامل نفسي أو عدم ثقة بالبريد الالكتروني - من اجل عمل ما أو حتى على الأقل لابد أن يقوم بمحادثتك هاتفيا ليتأكد من أن المهمة أو الرسالة وصلت.
مع أن البريد الالكتروني من أفضل الأدوات في التواصل ,حيث انه يتيح لي قرأته في الوقت المناسب لي و عندما أقرئه فاني سوف اخذ الإجراء المناسب بخصوصه أيضا في الوقت المناسب لي ليكون ذو فعالية , فتخيل معي لو انك حدثتني و أنا أقوم بطلب الطعام من المطعم أو حتى و أنا في الطريق لاجتماع أو و أنا أتابع برنامج تلفزيوني و و و و ...الخ فكلها أوقات غير مناسبة لي و ذهني مشتت , فقد أتحدث معك و قد أرد عليك و لكن عقلي مشغول في شيء أخر وقد لا أفيدك أو أساعدك أو حتى أعطيك الإجراء المناسب أو على الأقل ردة الفعل التي قد تتوقعها.
و كذلك الحال مع الكثير من زوار المدونة الأعزاء الذين يراسلوني برسالة نصية على هاتفي المحمول (SMS) قد تصل إلى 10 رسائل مجتمعه من طولها أو أكثر و بموضوع غير عاجل ,بل ويطلبوا مني الرد , أو حتى إرسال وصلات لمواقع , عبر رسالة جوال و لكني أعتذر و أطلب منهم مراسلتي عبر البريد الالكتروني, فمن وصل لصفحة الاتصال بي وجد هاتفي وبجانبه بريدي الالكتروني و من أرسل لي على بريدي الالكتروني يعلم أني لم أتأخر عليه بالرد بإذن الله أكثر من 24 ساعة , بل ولم أتجاهل أي رسالة أبدا أي كانت , ففعلا استغرب انه قام بتكليف نفسه عناء كتابة الرسالة بأزرار الجوال و كشف هاتفه الجوال لغريب – أنا غريب عنه – و لم يقم بكتابتها بالبريد الالكتروني و لكني أعود و أعزوا ذلك إلى عدم الثقة بالبريد الالكتروني .ماذا عن الاحترافية
الاحترافية هنا أقصد بها التوثيق و التفصيل , فلو قام (زيد من الناس) بالاتصال بي طالبا مني الاجتماع في مكان ما , فهل سوف أتذكر بعد فترة ؟ ماذا في حال أتيت إلى الموعد و لم أجده ! و من ثم قال لي أني مخطئ بالوقت ! أو أني أتيت مبكرا يوما عن الموعد! فكيف سوف أتأكد من هذا.
المثال السابق بسيط و لكن تأتي الاحترافية عند التواصل لإتمام الأعمال فعندما يتصل بك (طارق) طالبا منك القيام بالعمل الفلاني بالشكل الفلاني فلعله قد يغفل نقطة أو لا يتذكر بأنه قد قال لك النقطة الفلانيه و لكن عبر البريد فأنت توثق ما دار بينكما بل و تستطيع إرفاق صور أو وصلات أو نماذج شبيه أو سكتش للعمل لكي تتأكد من الطرفين وصلا للفكرة ذاتها
أود أن أختم هذه المقالة بتوصية الجميع على زيادة ثقتهم بالبريد الالكتروني و استخدامه بفاعلية أكبر , فحتى إن كان إمكانية الحصول على بريد الكتروني سهلة و مجانية فلا يعني تهمشيها و عدم الاهتمام بها فالبريد الالكتروني اختراع عظيم و أداة رائعة لتنظيم حياتنا المعاصرة السريعة
بالنهاية أتمنى أن يكون هذا المقال قد نال إعجابكم و أسئل الله التوفيق للجميع